Kurumlarda hiyerarşik bir düzen vardır. Genellikle bu düzende üst makam alt makamla iletişimi e-posta yolu ile kurar. E-posta gönderirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Mail örnekleri üst makamla iletişim kurarken işinizi kolaylaştırabilir.
Mail göndermeden önce amacınızı netleştirmelisiniz. Bilgi vermek amaçlı mı yoksa üst makamın talimatını yerine getirmek amaçlı mı bir e-posta göndereceksiniz? Göndereceğiniz e-posta örneklerini bu iki farklı başlık altında inceleyelim.
BİLGİ VERME AMAÇLI ÜST MAKAMA MAIL ÖRNEKLERİ
Alt makam üst makama bilgi verirken dikkat etmesi gereken bazı hususlar vardır. Özellikle kurum kültürü ve e-posta yazım kurallarına dikkat edilmelidir. Aşağıda yer alan mail örneklerini kendi cümlelerinizle düzenleyerek kullanabilirsiniz.
ÜST MAKAMA BİLGİ VERME AMAÇLI MAIL ÖRNEĞİ
Konu: [Konu Başlığı]
Sayın [Üst Makamın Unvanı],
[Bilgi vermek istediğiniz konu hakkında açıklayıcı bir bilgi verin. Gerekirse madde madde açıklamalar yaparak bilginizi kuruma aktarabilirsiniz.]
İyi çalışmalar dilerim.
[Adınız Soyadınız]
[Unvanınız]
[Görev Yaptığınız Birim]
PROJE HAKKINDA BİLGİ VERME AMAÇLI ÜST MAKAMA MAIL ÖRNEĞİ
Konu: [Proje Adı] Hakkında Bilgi
Sayın [Üst Makamın Unvanı],
[Proje hakkında detaylı bilgi verin. Projenin amacı, kapsamı, hedef kitlesi gibi konularda açıklama yapabilirsiniz.]
Projemiz hakkında bilgilendirme yapmak istedim.
İyi çalışmalar dilerim.
[Adınız Soyadınız]
[Unvanınız]
[Görev Yaptığınız Birim]
EĞİTİM SEMİNERİNE KATILIMCILAR HAKKINDA BİLGİ VERME MAIL ÖRNEĞİ
Konu: [Eğitim Semineri Adı] Katılımcıları Hakkında Bilgi
Sayın [Üst Makamın Unvanı],
[Eğitim semineri hakkında bilgi verin. Amacı, kimler tarafından verildiği, ne zaman ve nerede yapıldığı gibi konularda açıklamalar yapabilirsiniz.]
Ayrıca aşağıda eğitim seminerine katılan kişilerin listesine ulaşabilirsiniz:
- [Ad Soyad] – [Unvan] – [Kurum]
- [Ad Soyad] – [Unvan] – [Kurum]
- [Ad Soyad] – [Unvan] – [Kurum]
Eğitim seminerimiz hakkında bilgilendirme yapmak istedim.
İyi çalışmalar dilerim.
[Adınız Soyadınız]
[Unvanınız]
[Görev Yaptığınız Birim]
TALİMATI YERİNE GETİRME AMAÇLI ÜST MAKAM MAIL ÖRNEĞİ
Alt makam üst makamdan aldığı talimatları yerine getirirken aşağıdaki mail örneğini kullanabilir.
TALİMATI YERİNE GETİRME ÜST MAKAMA MAIL ÖRNEĞİ
Konu: [Konu Başlığı]
Sayın [Üst Makamın Unvanı],
Aldığım talimat gereği aşağıda belirttiğiniz hususları yerine getirdim ve uygulamaya koydum:
- [Talimat 1]
- [Talimat 2]
- [Talimat 3]
Talimatlarınızı eksiksiz yerine getirdiğimi ve uygulamaya koyduğumu bildiririm.
İyi çalışmalar dilerim.
[Adınız Soyadınız]
[Unvanınız]
[Görev Yaptığınız Birim]