Personel özlük dosyası, çalışanları tanımlayıcı bilgilerle birlikte içerir. Çalışanların çalışma süreleri boyunca oluşturulan belgeler, formlar, kayıtlar ve evrakların toplandığı bir dosyadır. Çalışanlarla ilgili tüm işlemler bu dosya üzerinden yürütülür. Yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen çoğu şirket, personel özlük dosyası hazırlar.
Personel Özlük Dosyası Nedir?
Personel özlük dosyası, çalışanlarla ilgili tüm belgelerin toplandığı bir dosyadır. İşe giriş belgeleri, kimlik fotokopisi, diploma ve sertifika fotokopileri, sağlık raporu, İkametgah Belgesi, SGK numarası, sabıka kaydı gibi evraklar personel özlük dosyasında yer alır.
Çalışanlarla ilgili oluşturulan tüm kayıtlar da bu dosyada bulunur. Örneğin; işe giren çalışanların sigorta başlangıç tarihi, çıkış tarihi, görevdeki değişiklikler, sicil notu, disiplin cezası gibi bilgiler dosyada yer alır. Bir nevi çalışanı tanımlayan bilgi hazinesidir.
Personel Özlük Dosyası İçindekiler Nelerdir?
Personel özlük dosyası içindekiler, şirketin alanına göre değişiklik gösterebilir. Ancak genel olarak şu evrakların bulunması zorunludur:
- İşe giriş belgeleri
- Kimlik fotokopisi
- Savcılık ve adli sicil kaydı
- Diploma ve sertifika fotokopileri
- İkametgah belgesi
- SGK numarası
- Sağlık raporu
- İş kazası raporları
- Eğitim raporları
- Sicil ve performans raporları
- Askerlik durumu belgesi
- Muvafakatname
- Meslek hastalığı raporu
- Aile bilgileri
Tüm bu evrakların yanı sıra; personelin yıllık izin, disiplin cezası, işten ayrılma sebebi gibi önemli olayların tarihleri de özlük dosyasında yer alır.
Personel Özlük Dosyasının Önemi Nedir?
Personel özlük dosyasının önemi, işverenin çalışanla ilgili sorumluluklarını yerine getirmesi açısından büyüktür. Yasal olarak olmasa da pratik olarak bir zorunluluk gibi düşünebiliriz.
Çalışanla ilgili tüm belgelerin toplandığı bir arşiv niteliğinde olan özlük dosyası, şirketin herhangi bir sorumluluğunu yerine getirmediği takdirde karşılaşabileceği hukuki sorunları önler.
Ayrıca personel özlük dosyası, çalışanı tanımlayıcı bilgiler içerir. İş sözleşmesinin taraflar açısından nasıl yorumlanacağına dair ipuçları verir. Bu yüzden işveren için oldukça önemlidir.
Personel Özlük Dosyası Ne Zaman Oluşturulmalıdır?
Personel özlük dosyası ne zaman oluşturulmalıdır? Çalışanlarla ilgili yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen çoğu firma bir güvenlik önlemi olarak özlük dosyası hazırlar.
Özellikle iş sağlığı ve güvenliği gereği olan firmalar, kanıt niteliğinde belgelerin toplandığı bir dosya oluşturur. Çalışan ile ilgili tüm belgelerin toplandığı bir arşiv niteliği taşıyan bu dosya sayesinde şirketin sorumluluklarını yerine getirdiğine dair kanıt oluşturur.
Yani personel özlük dosyası, bir zorunluluk değil, işverenin iş sağlığı ve güvenliği standartlarını yerine getirdiğini kanıtlamak adına oluşturması gereken bir dosyadır.
Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır? Özellikle büyük işletmeler için tek tek her çalışanın dosyasını hazırlamak oldukça zorlayıcı olabilir. Bu yüzden Personel Bilgi Formu doldurularak işlemlere başlanabilir.
Form üzerinde çalışan hakkında bilinmesi gereken tüm bilgiler yer alır. Form üzerinde yer alan bilgiler ışığında çalışana ait belgeler istenir. Kimlik fotokopisi, diploma ve sertifika fotokopileri, sağlık raporu vb. belgeler tamamlandıktan sonra personel özlük dosyası hazırlanmış olur.
Personel Özlük Dosyası Örneği
Personel özlük dosyası örneği, çalışana ait bilgilerin toplandığı ve saklandığı bir arşiv niteliğindedir. Şirkete özel olarak tasarlanan bu dosyada çalışana ait belgeler düzenli bir şekilde yer alır.
Sadece çalışan ile ilgili yasal zorunluluk taşıyan belgeleri içeren bir dosya değil, çalışanla ilgili oluşturulan tüm kayıtlar da bu dosyada bulunur. Örneğin; işe giren çalışanların sigorta başlangıç tarihi, çıkış tarihi, görevdeki değişiklikler, sicil notu, disiplin cezası gibi bilgiler de dosyada yer alır.
Personel Bilgi Formu Örneği
Personel bilgi formu örneği, özlük dosyasının hazırlanmasında ilk adım niteliğindedir. Çalışanın öz geçmişi hakkında bilgi veren bu formda; çalışanın adı soyadı, TC kimlik numarası, adresi gibi tanımlayıcı bilgiler yer alır.
Ayrıca çalışana ait fotoğraf da formda bulunur. Bu fotoğrafın son 6 aya ait olması gerekir. Formda çalışana ait bilgiler tam olarak doldurulmadığında eksik olan bilgilerin bildirilmesi için imza atılır.
Personel Özlük Dosyası Takip Formu
Personel özlük dosyası takip formu, personel özlük dosyasındaki belgelerin tamamının kontrol edilmesi için hazırlanır. Şirketin ihtiyacına göre düzenlenen bu form sayesinde hangi evrakın eksik olduğu tespit edilir.
Evrakların kontrolü sağlıklı şekilde yapılabilmesi için formda her belge için ayrı ayrı onay kutusu bulunur. Evraklar kontrol edildikten sonra ilgili belgelerin tamamlanması için imza atılır.
Sonuç Olarak
Özlük dosyaları, çalışanla ilgili oluşabilecek tüm ihtimallere hazırlıklı olmak için hazırlanır. Özellikle disiplin cezası ya da performans düşüklüğü gibi durumlarda şirkete herhangi bir maddi ceza kesilmemesi adına önemlidir.