Apartman Karar Defteri Nedir?
Apartman karar defteri, apartmanların yıllık toplantılarında alınan kararların resmi bir şekilde kaydedilmesini sağlayan önemli bir belgedir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre, apartman yöneticileri ve kat malikleri, bu defteri tutmakla yükümlüdür. Defterin noter onaylı olması, alınan kararların geçerliliği için kritik bir öneme sahiptir. Her sayfası noter tasdikli olan bu defter, apartman kurulunda alınan kararların resmi bir kayıt altında tutulmasını sağlar ve böylece ileride olası anlaşmazlıkların çözümünde bir kanıt niteliği taşır.
Apartman karar defterinin tutulması, apartmanın günlük işleyişi açısından da oldukça faydalıdır. Toplantılarda alınan kararların yazılı olarak kaydedilmesi, kat malikleri arasındaki iletişimi güçlendirir ve şeffaflık sağlar. Ayrıca, defterde yer alan detaylar, apartmanın ekonomik ve sosyal durumuna dair önemli bilgiler sunar. Bu nedenle, her apartman yöneticisi ve kat maliki, karar defterini titizlikle tutmalı ve içeriğinin güncel olmasına özen göstermelidir.
Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur?
Apartman karar defterinin tutulması belirli bir düzen ve format gerektirir. İlk olarak, toplantıların düzenli olarak yapılması önemlidir. Toplantılar en az yılda bir defa yapılmalı ve bu toplantılarda alınan kararlar, derhal deftere kaydedilmelidir. Defterde, her sayfanın üst kısmında toplantının tarihi, toplantıya katılanların isimleri ve alınan kararların başlıkları yer almalıdır. Her bir karar, açık bir şekilde tanımlanmalı ve detaylı bir şekilde açıklanmalıdır.
Defterin her sayfası, noter tarafından tasdiklenmiş olmalı ve toplantıda bulunan kat malikleri tarafından imzalanmalıdır. Böylece, alınan kararların geçerliliği ve kat maliklerinin onayı belgelenmiş olur. Ayrıca, görüşlere itiraz eden kat maliklerinin itirazları da deftere eklenmelidir. Bu durum, kararların demokratik bir süreçle alındığını gösterir ve kat malikleri arasında olası bir uyumsuzluğu önler.
Apartman Karar Defteri Örneği
Bir apartman karar defteri örneği aşağıdaki gibidir. Bu örnek, apartman toplantısı sırasında alınmış kararları içermektedir:
…… Sitesi / Apartmanı Kat Malikleri Kurulu, hem arsa payı hem sayı olarak çoğunluk sağlanarak toplanmış ve aşağıda yazılı kararları almıştır.
- Site / Apartman yöneticiliği ile yöneticinin yasa ile belirlenmiş tüm görev ve sorumluluklarının ÖRNEK YÖNETİM Profesyonel Site Apartman Yönetimi Firmasına (SAHİBİ ALİ YILMAZ) devrine karar verilmiştir.
- Site / Apartman kat maliklerinden …………………………. Site / Apartman Denetçisi seçilmiştir.
- Ödemelerini yapmayan kat malikleri hakkında yasal işlem başlatılabilmesi için, ÖRNEK YÖNETİM Firması’nca site / apartman namına bir avukata vekalet verme yetkisi tanınmıştır (Sözleşme sonrasında).
- Banka hesabı ile ilgili olarak; (Site/Apartman adına yeni banka hesabı açılacaksa) ………………………………. adresindeki ……………. Sitesi / Apartmanı için Kat Malikleri Kurulunca seçilen yönetici “ÖRNEK YÖNETİM Profesyonel Site Apartman Yönetimi Firması” sahibi ALİ YILMAZ münferit olarak Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri uyarınca, ………………. Bankası, ……………. Şubesi nezdinde Sitemiz / Apartmanımız adına hesap açtırmaya ve anılan hesapla ilgili olarak; para çekme dahil, her türlü bankacılık (internet bankacılığı işlemleri ve bankamatik kartı işlemleri dahil) işlemini yürütmeye Kurulumuz tarafından yetkili kılınmıştır.
Karar Defterinin Önemi
Apartman karar defteri, apartman yönetiminin düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütülmesi açısından son derece önemlidir. Bu defter, apartmanın iç yönetmeliklerine uyulup uyulmadığını takip etmek için bir referans noktasıdır. Kat maliklerinin haklarını koruyarak, istikrarlı bir yöneticilik anlayışının yerleşmesine katkı sağlar. Ayrıca, yaşanan olumsuzlukların kaydedilmesi, gelecekte benzer durumların yaşanmaması için ders niteliğindedir.
Bunun yanı sıra, karar defteri sayesinde, yönetim değişiklikleri ve yapılan sözleşmeler gibi önemli gelişmelerin kalıcı bir kaydı oluşturulmuş olur. Kat malikleri, herhangi bir konuda bilgi almak istediklerinde bu deftere başvurarak geçmiş toplantılardaki kararları kolaylıkla inceleyebilirler. Bu durum, apartman içindeki iletişim ve dayanışmayı güçlendirir.
Apartman Karar Defteri ile İlgili Dikkat Edilmesi Gerekenler
Apartman karar defterinin doğru bir şekilde tutulması için dikkat edilmesi gereken birkaç önemli nokta vardır. Öncelikle, defterin noter tarafından tasdikli olması şarttır. Böylece, alınan kararların resmi bir geçerliliği olur ve hukuksal bir belgedir. Ayrıca, toplantılarda alınan kararların anında kaydedilmesi, ileride belirsizliklerin doğmasını engeller.
Defterin düzenli ve okunaklı bir şekilde tutulması da önemlidir. Kullanılan dilin sade ve anlaşılır olması, kat maliklerinin kararlara kolayca erişebilmesini sağlar. Toplantı öncesinde gündem maddelerinin belirlenmesi ve kat maliklerine iletilmesi, toplantının daha verimli geçmesine katkı sağlar. Tüm bu süreçler, apartman yönetiminin profesional bir anlayışla yürütülmesine zemin hazırlar.
Sonuç
Apartman karar defteri, apartman yönetiminde önemli bir role sahiptir. Hem yasal bir zorunluluk hem de apartmanın iç işleyişinin düzenli hale getirilmesi için gereklidir. Doğru ve şeffaf bir şekilde tutulmuş olması, kat maliklerinin haklarının korunmasını sağlar ve apartmanın düzeni için büyük katkı sunar. Bu nedenle tüm apartman yönetimleri, karar defteri tutma yükümlülüklerini yerine getirirken dikkatli olmalı ve gerekli bilgileri eksiksiz bir şekilde kaydetmelidir.
Ayrıca, apartman yönetim yazılımları ve dijital platformlar kullanılarak kayıtların daha kolay tutulması ve yönetilmesi mümkündür. Bu tür uygulamalar, karar alma süreçlerini hızlandırdığı gibi, şeffaf bir yönetim anlayışının da benimsenmesine yardımcı olur. Son olarak, tüm kat maliklerinin karar süreçlerine katılması, apartmanların sosyal ve ekonomik dinamiklerini güçlendirecektir.