Apartman Karar Defteri Nedir?
Apartman karar defteri, apartman yöneticiliği kapsamında yapılan toplantılarda alınan kararların resmi bir şekilde kaydedildiği bir belgedir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32. maddesine göre, bu defter tüm kat maliklerinin onayı ile oluşturulmalı ve noter tasdikli olmalıdır. Apartmanların yönetimi için oldukça önemli bir belge olan karar defteri, gelecekte çıkabilecek hukuki sorunlarda delil niteliği taşır.
Apartman karar defterinin nasıl tutulduğu, hangi bilgilerin yer alması gerektiği ve defter tasdikinin nasıl yapılacağı gibi konular, apartman sakinleri ve yöneticileri için kritik öneme sahiptir. Defter, en az yılda bir kez yapılan kat malikleri kurulu toplantısında alınan kararların yazılı bir kaydını tutar. Bu kayıtlar, yönetim süreçlerinin şeffaf ve düzenli bir şekilde yürütülmesi için gereklidir.
Apartman karar defteri, sadece alınan kararları değil, aynı zamanda bu kararların arka planında yatan nedenleri de içermelidir. Kat maliklerinin hangi konularda oy kullandığını, kimlerin ret oyu verdiğini ve sebeplerini belirtmeleri için detaylar içermelidir. Böylelikle, kararların meşruluğu ve geçerliliği artırılmış olur.
Apartman Karar Defterinin Tasdiki ve Resmi Süreçleri
Apartman karar defterinin resmi geçerliliği açısından noter tasdiği zorunludur. Bu işlem, defterin her sayfasının noter tarafından onaylanmasını içerir. Noter tasdiki, defterin içeriğinin güvenliği ve geçerliliği konusunda büyük bir güvencedir. Kat mülkiyeti uygulamalarında dikkat edilmesi gereken hususlardan biri budur.
Toplantılarda alınan kararlar, deftere kaydedildiğinde, her kat malikinin toplantıya katılma hakkı vardır. Kararların geçerlilik kazanabilmesi için toplantıya katılan kat maliklerinin çoğunluğunun onayı gerekmektedir. Bu onaylar, toplantıda alınan kararlara ek olarak imza ile de belgelenmelidir. Ret oyu veren kat maliklerinin, bir sebep belirtmeden imza atmamaları ise, ileride yaşanabilecek anlaşmazlıklar açısından önemli bir detaydır.
Apartman karar defterinin tasdikli olması sadece hukuki sorumlulukları yerine getirmenin bir yolu değil, aynı zamanda apartman yönetiminin disiplinli ve sorumlu bir şekilde işlerlik kazanması için de şarttır. Bu nedenle, apartman yöneticilerinin hukuki çerçevede bu konuda gerekli adımları atması önemlidir.
Apartman Karar Defteri Örneği
Aşağıda örnek bir apartman karar defteri şablonu yer almaktadır. Bu şablon, kat malikleri kurulu tarafından alınan kararları içermektedir ve resmi bir belgede yer alması gereken unsurları barındırır:
…………………….. Sitesi / Apartmanı Kat Malikleri Kurulu, hem arsa payı hem sayı olarak çoğunluk sağlanarak toplanmış ve aşağıda yazılı kararları almıştır:
1. Site / Apartman yöneticiliği ile yöneticinin yasa ile belirlenmiş tüm görev ve sorumluluklarının ÖRNEK YÖNETİM Profesyonel Site Apartman Yönetimi Firmasına (SAHİBİ ALİ YILMAZ) devrine karar verilmiştir.
2. Site / Apartman kat maliklerinden …………………………. Site / Apartman Denetçisi seçilmiştir. Seçilen Denetçiye, Site / Apartman namına ÖRNEK YÖNETİM Firması ile sözleşme yapma yetkisi verilmiştir.
3. Ödemelerini yapmayan kat malikleri hakkında yasal işlem başlatılabilmesi için, ÖRNEK YÖNETİM Firması’nca site / apartman namına bir avukata vekalet verme yetkisi tanınmıştır (Sözleşme sonrasında).
4. Banka hesabı ile ilgili olarak; (Site/Apartman adına yeni banka hesabı açılacaksa) ………………………………. adresindeki ……………. Sitesi / Apartmanı için Kat Malikleri Kurulunca seçilen yönetici “ÖRNEK YÖNETİM Profesyonel Site Apartman Yönetimi Firması” sahibi ALİ YILMAZ münferit olarak Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri uyarınca, ………………. Bankası, ……………. Şubesi nezdinde Sitemiz / Apartmanımız adına hesap açtırmaya ve anılan hesapla ilgili olarak; para çekme dahil, her türlü bankacılık (internet bankacılığı işlemleri ve bankamatik kartı işlemleri dahil) işlemini yürütmeye Kurulumuz tarafından yetkili kılınmıştır.Bu örnekte, her kararın detaylı bir şekilde belgelendiği ve kat maliklerinin onaylarının alındığı görülebilmektedir. Karar defterinin güncellenmesi ve yönetim süreçlerinin takip edilmesi, apartman yönetiminin etkinliği açısından oldukça önemlidir.
Apartman Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Apartman karar defteri tutarken, dikkat edilmesi gereken püf noktaları bulunmaktadır. İlk olarak, toplantılar düzenli ve zamanında yapılmalıdır. Bu toplantılarda alınan kararların kaydedilmesi ve bu kararların takip edilmesi, apartman yönetiminin sağlıklı işlemesi için gereklidir. Kat malikleri kuruluna katılımın teşvik edilmesi, karar alma sürecinin daha demokratik hale gelmesine yardımcı olur.
Kararların alındığı toplantılar sonrasında, kararların sürekli olarak izlenmesi ve uygulanması da önemlidir. Karar defterinde yazılı olan maddelerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği, yöneticinin ve denetçisinin sorumluluğunda olmalıdır. Herhangi bir hatalı uygulama ya da yetersizlik durumunda, bu durumun derhal düzeltilmesi için aksiyon alınmalıdır.
Ayrıca, apartman yönetiminde iletişimin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi de önemlidir. Kat maliklerinin fikirlerinin alınması, önerilerinin değerlendirilmesi ve sorunların çözüm yollarının belirlenmesi, yönetim sürecini destekleyecek unsurlar arasında yer alır. Bu noktada, apartman karar defterinin yanı sıra, tavsiye ve şikayetleri içeren ayrı bir rapor hazırlanması faydalı olabilir.
Sonuç
Apartman karar defteri, toplum yaşamının organize edilmesi açısından kritik bir öneme sahiptir. Apartman yönetimi ve kat malikleri arasında sağlıklı bir iletişim sağlamak, karar alım süreçlerini düzenlemek ve hukuki geçerliliği olan belgelerin tutulmasını sağlamak için bu defterin doğru bir şekilde kullanılması gerekmektedir. Karar defterinin tutulumuna yönelik örnekler ve yöntemler ile yöneticilerin ve kat maliklerinin bu süreci daha verimli hale getirmesi sağlanabilir.
Sonuç olarak, apartman karar defteri örneği, yöneticilere ve kat maliklerine önemli bir rehberlik yaparak, apartman yönetiminde daha disiplinli ve saydam bir yapının oluşmasına katkıda bulunur. Apartman sahiplerinin ve yöneticilerinin bu tür detaylara önem vermesi, ortak yaşam alanlarının daha etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar.